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Sono tanti i motivi che possono portare un’azienda a decidere per la ristrutturazione di un suo ufficio. Ambienti piccoli e divisi male, arredamenti vecchi e poco funzionali, tecnologie obsolete e problemi di accessibilità sono tra le principali cause di una scelta di questo tipo, seppur non le uniche. Si aggiungono spesso a questa lista un’illuminazione e un’acustica inadeguata, oltre a problemi di immagine e branding che potrebbero derivare da uno spazio di lavoro non più coerente con l’identità aziendale.

In ogni caso è bene non rimandare la decisione di ristrutturare un ufficio. Un’area di lavoro mal progettata ostacola infatti la collaborazione tra i dipendenti e rallenta le operazioni quotidiane e il flusso di informazioni, con conseguenze negative per la società. In questi casi la ristrutturazione di un ufficio diventa un passo obbligato e al tempo stesso un investimento che l’impresa fa sul proprio futuro.

Lo scopo principale della ristrutturazione è il miglioramento del comfort dell’ambiente professionale, ma per molte aziende potrebbe anche essere un’opportunità per mettere in luce alcuni tra i propri valori, promuovere l’innovazione, favorire la collaborazione tra gli impiegati e quindi la produttività.

Progettare la ristrutturazione insieme a degli esperti

Al pari di tutti i tipi di interventi di rifacimento che possono interessare un immobile, anche per la ristrutturazione di un ufficio il consiglio è di farsi aiutare da un architetto o da un interior design esperto fino dalla fase di progettazione.

Prima di avviare alcun tipo di progetto è fondamentale, per esempio, valutare la tecnologia a disposizione e l’efficienza energetica degli impianti, ma soprattutto conoscere le normative e i requisiti legali sull’edilizia, la sicurezza e l’accessibilità, in modo da ottenere tutte le autorizzazioni e certificazioni necessarie per i lavori.

Per avere qualche spunto sui tipi di ristrutturazione che si possono fare all’interno di un ufficio ecco qui raccolti alcuni esempi che rispondono a diverse esigenze.

Interventi di restyling

A volte non è necessario fare grandi lavori per dare nuova vita a un ufficio e invece di una ristrutturazione si può optare per un semplice restyling, apportando poche e mirate modifiche senza stravolgimenti. Gli interventi possono riguardare solo zone o elementi che necessitano di uno svecchiamento.

Per aggiornare l’aspetto generale dell’ufficio e creare un ambiente più fresco e accogliente ritinteggiare le pareti con nuovi colori può essere una mossa semplice e d’effetto per stupire dipendenti e clienti. Se si vuole osare, si può anche optare per soluzioni più creative e stimolanti come pitture murali che riproducono il logo aziendale oppure poster.

Una nuova immagine per il proprio ufficio si può ottenere anche impreziosendo le stanze con l’aggiunta di alcuni arredi di design, oppure cambiando l’illuminazione o talvolta solo con eleganti tendaggi.

Ristrutturazione completa dell’ufficio

La ristrutturazione chiavi in mano di un ufficio prevede invece un ripensamento complessivo di spazi e mobilio, che potrebbe comportare anche l’aggiunta di altri locali o un loro cambio di funzione, oltre all’ammodernamento degli impianti di refrigerazione e riscaldamento, dell’illuminazione e delle tecnologie in uso. Si può anche pensare per esempio di sostituire i vecchi pavimenti con materiali più moderni e duraturi, come laminato o vinile.

Riorganizzare gli spazi: open space e ambienti ibridi

Sono sempre meno gli uffici in cui ogni persona ha una postazione singola divisa dalle altre oppure una propria stanza. Si tratta di tendenze di cui bisogna tenere conto durante una ristrutturazione.

Soprattutto se si parla di start-up o aziende innovative le aree di lavoro sono spesso organizzate in uno o più open space o in spazi ibridi, dove, a quelle comuni, si affiancano alcune sale riunioni informali, spazi di brainstorming o angoli per lavorare in team. Ecco, quindi, che per disporre di spazi più aperti la prima cosa che si può fare è eliminare muri non portanti.

In spazi ampi e affollati il rumore e le distrazioni potrebbero però influire negativamente sulla produttività. Per ovviare a questo problema, in fase di ristrutturazione di un ufficio, è possibile installare pannelli fonoassorbenti alle pareti, posizionare tappeti antirumore o implementare un sistema di isolamento acustico per creare un ambiente di lavoro più tranquillo e concentrato.

In alternativa, un’opzione che convince molti è quella di montare porte a vetri che danno l’illusione di lavorare in uno spazio condiviso oppure pareti mobili, per avere un bilanciamento tra luoghi comuni e necessità di privacy.

Arredi moderni ed ergonomici

La ristrutturazione di un ufficio è l’occasione anche per cambiare gli arredi interni, magari preferendo scelte innovative e funzionali per migliorare la vita ai dipendenti durante le ore passate davanti al computer. In commercio è possibile, infatti, trovare diverse tipologie di sedie e sgabelli ergonomici, scrivanie regolabili e molto altro.

Una volta cambiati gli arredi si può quindi intervenire sulla loro disposizione per migliorare la funzionalità complessiva dell’ufficio.È consigliabile, per esempio, posizionare le scrivanie in prossimità di vetrate e finestre perché ricevano una luce migliore.

Ristrutturazione dell’ufficio per la sostenibilità

Per ottimizzare le spese, migliorare le prestazioni dei lavoratori e rendere l’ufficio più sostenibile è buona norma sostituire le vecchie fonti di illuminazione con più moderne lampade a led. Allo stesso tempo, per un luogo di lavoro più ecofriendly, si può intervenire eliminando tutte le fonti di spreco, dotando l’ufficio di mobili e accessori fatti con materiali durevoli, prediligendo per esempio il legno, e riducendo il consumo di carta, anche in bagno, e in generale degli oggetti usa e getta.

Migliorare l’accessibilità con una ristrutturazione completa dell’ufficio

Quando si parla di sostenibilità di un ufficio non ci si riferisce solo al suo ridotto impatto ambientale. Un ufficio sostenibile è anche attento alle esigenze della comunità dei dipendenti. È importante tra le altre cose garantire che l’ufficio sia accessibile a tutte le persone, comprese quelle con disabilità. Durante la ristrutturazione, si possono apportare modifiche per garantire la conformità alle norme di accessibilità, come l’installazione di rampe per sedie a rotelle, l’adeguamento dei bagni e l’eliminazione di eventuali barriere architettoniche.

Aggiornare le tecnologie dell’ufficio

La modernizzazione dell’ufficio dovrebbe poi prevedere l’aggiornamento delle attrezzature informatiche, l’installazione di una rete Wi-Fi veloce e affidabile, l’implementazione di sistemi di sicurezza avanzati e l’adozione di software efficienti per migliorare la produttività e la comunicazione interna. Possono essere utili poi lavagne magnetiche, schermi e proiettori per le sale riunioni.

Ambienti più vivibili, non solo per lavorare

Spazi dedicati al relax e alla socializzazione sono tra le cose più importanti per il benessere dei dipendenti. Quando si ripensa un ufficio si possono creare aree break accoglienti con tavoli, sedie comode, distributore di bevande, microonde, angolo cottura e altri accessori utili per permettere ai dipendenti di ricaricarsi durante la pausa pranzo.

Aziende con maggiori disponibilità economiche e di spazio possono inoltre pensare di adibire alcuni spazi ad aree ricreative dotate di giochi come ping-pong o calcio balilla, o persino installare una palestra.

Infine, anche sistemare delle piante in ufficio, in particolare nelle aree comuni, può conferire al luogo di lavoro una sensazione di maggiore pace e tranquillità offrendo ai dipendenti un punto di contatto con la natura. Per questo scopo è meglio scegliere piante che non necessitano di molta acqua e luce.